Die Phase0 (ehemals Compa) entwickelt cloudbasierte Software für kleine und mittlere Architektur- und Ingenieurbüros und deckt mit ihren AVA-, HOAI- und Bauleiter-Modulen alle Prozesse entlang der Leistungsphasen 1 bis 9 ab. Das 2020 in Berlin gegründete Unternehmen verfolgt einen klaren Anspruch: eine schlanke Lösung, die ohne Schulung verständlich ist und browserbasiert auf jedem Gerät läuft, ob im Büro, im Homeoffice oder auf der Baustelle. Inzwischen vertrauen über 900 Planungsbüros auf die Plattform, die zunehmend um KI-Agenten wie das KI-Bautagebuch via WhatsApp erweitert wird. Im Mittelpunkt steht dabei stets die enge Zusammenarbeit mit Architektinnen und Architekten, aus der jedes Feature entsteht. Kundennähe versteht Phase0 nicht als Aufgabe eines einzelnen Teams, sondern als gelebte Arbeitsweise mit direktem, kostenlosem Support. Im Interview erläutert Gründer und Geschäftsführer Matthäus Kerres, was Phase0 in Hinblick auf die Zufriedenheit ihrer Kunden so außergewöhnlich erfolgreich macht.
Matthäus Kerres – Gründer und Geschäftsführer
Herr Kerres, herzlichen Glückwunsch zum Erhalt des German Customer Award. Was hat Sie dazu motiviert, das Unternehmen zu gründen?
Als gelernter Schreiner wollte ich nach meinem Mathematikstudium eigentlich eine Payment-Software für Bauunternehmen gründen. Im Gespräch mit potenziellen Kunden kam aber immer wieder derselbe Satz: „Unsere Rechnungen werden erst bezahlt, wenn der Architekt sie freigegeben hat." Da wurde mir klar, dass der Hebel woanders sitzt und ich habe angefangen, mich mit Architektinnen und Architekten zu treffen. Was ich in Architekturbüros gesehen habe, hat mich dann nicht mehr losgelassen: ein Windows-Rechner mitten im Raum für eine Software aus den 90ern und Excel-Tabellen für die Kostenplanung, Ausschreibung und Honorarabrechnung. Die ersten Wochen habe ich damit verbracht, diese Excel-Tabellen aufzuräumen, aber das eigentliche Problem liegt natürlich viel tiefer. Besonders kleine und mittlere Architektur- und Ingenieurbüros brauchen keine Software, die alles kann. Sie brauchen eine, die sie nicht erschlägt: die man ohne Schulung versteht und die auf allen Geräten, auch von zuhause aus oder auf der Baustelle, genutzt werden kann. Dafür habe ich 2020 Compa gegründet – heute Phase0.
In den Jahren sind immer mehr Planungsbüros zu uns gewechselt: Die AVA-Software hat sie überzeugt und genauso so eine schlanke Lösung haben sie sich dann auch für die Honorarabrechnung und Bauleitung gewünscht. Deshalb haben wir 2023 die HOAI-Software entwickelt und 2025 unsere Bauleiter-Software. So ist aus der ursprünglichen AVA-Software eine Plattform geworden, die alle Prozesse entlang der Leistungsphasen 1 bis 9 abdeckt und inzwischen in über 900 Architektur- und Ingenieurbüros im Einsatz ist.
Welche Auswirkungen glauben Sie kann der Gewinn des Awards auf die Zukunft Ihres Unternehmens haben?
Wir freuen uns über den Award, weil unsere Kundinnen und Kunden bei uns seit Tag 1 an erster Stelle stehen. Ohne sie gäbe es uns nicht. Insofern verändert der Award nichts. Was der Award allerdings beweist, ist, dass wir auf dem richtigen Weg sind und die enge Zusammenarbeit mit Architektinnen und Architekten niemals vernachlässigen wollen. Aus ihr entstehen unsere besten Features und ganze Module wie das KI-Bautagebuch. Die Idee für das KI-Bautagebuch kam uns nämlich beim Besuch einer Kundin auf ihrer Baustelle in München. Unser Chefentwickler Artem Rapoport und ich haben sie dort eine Woche lang begleitet und gesehen, dass sie trotz einer Bauleitungs-App immer wieder Notizen und Fotos mit dem Handy gemacht hat – weil die App während der Begehung schlicht zu umständlich war. Abends übertrug sie dann alles händisch ins System und genau diesen Schritt nimmt unser KI-Bautagebuch heute ab: Bauleiterinnen und Bauleiter schickt Fotos und Sprachnachrichten an eine WhatsApp-Nummer je Projekt und Phase0 erstellt daraus automatisch den Bautagesbericht – inklusive Aufgaben, die verortet werden können und Wetterangaben.
„Wir haben mit über 1.000 Architekturbüros gesprochen, bevor wir den ersten KI-Agenten gebaut haben – und wir sitzen weiterhin bei ihnen im Büro und gehen mit auf die Baustelle. Nur so lässt sich sinnvolle KI für die Branche bauen."
Matthäus Kerres – Gründer und Geschäftsführer
Was macht Ihr Unternehmen anders im Bereich Kundenzufriedenheit als Ihre Mitbewerber?
Zuerst einmal ist Kundenzufriedenheit bei uns kein Bereich, den ein bestimmtes Team verantwortet, sondern eine Arbeitsweise – was bedeutet, dass jeder von uns direkten Kundenkontakt hat. Man erreicht uns direkt per Telefon, Chat und E-Mail, denn wir beantworten Fragen lieber im Gespräch als über ein Hilfsartikel-Labyrinth. Dieser Support ist kostenlos und läuft komplett ohne Ticketnummern; und auch, wenn wir KI-getrieben sind, sitzen dahinter echte Menschen und kein Bot. Konkret heißt das: Wer im Chat fragt, warum eine GAEB-Datei nicht geöffnet werden kann, dem antwortet womöglich die Entwicklerin, die diese Funktion gebaut hat. Wer anruft und wissen will, ob Phase0 auf dem Mac läuft, landet oft direkt bei mir als Gründer. Und wer in einer E-Mail fragt, ob die Honorarabrechnung auch RifT-Tabellen enthält, bekommt die Antwort von unserer Accountmanagerin, die diesen Wunsch in einem Kundengespräch identifiziert und an das Entwicklerteam weitergegeben hat. Den Grundstein für die Kundenzufriedenheit setzen wir also schon im Erstgespräch – denn bevor wir Phase0 präsentieren, stellen wir viele Fragen: wie groß ist das Büro, welche Leistungsphasen werden angeboten und mit welcher Software wird bisher gearbeitet. Wir wollen den Arbeitsalltag von Architektinnen und Architekten genau verstehen und nicht einfach Software verkaufen.
Wie schätzen Sie den Wettbewerb in Ihrer Branche ein und ist dieser besonders intensiv?
Ehrlich gesagt denken wir nicht so stark in Wettbewerbskategorien. Unser Ziel ist der Fortschritt für die Branche – dass kleine Büros ihre Rechnungen nicht mehr freitagabends in Excel bauen müssen oder ihre Fotos von der Baustellenbegehung manuell sortieren. Wenn andere gute Lösungen dafür entwickelt werden, freuen wir uns darüber. Vor fünf Jahren bestand Fortschritt für ein Architekturbüro darin, auf eine cloudbasierte Plattform zu wechseln. Heute besteht er darin, KI in den Büroalltag zu integrieren. Unser Fokus hat sich also nicht verändert, sondern nur die Technologie – weshalb wir mit unseren KundInnen gemeinsam überlegen, wie KI statt reine Software den größten Mehrwert bringt. Wenn uns etwas vom Markt unterscheidet, dann der bewusste Fokus auf kleine und mittlere Architekturbüros: vom Einzelkämpfer bis etwa 20 Personen. In diesem Segment wollen wir der Anbieter sein, der am nächsten an ArchitektInnen und Architekten dran ist.
Wie hat sich die Arbeit in Ihrer Branche in den vergangenen Jahren verändert?
Als wir 2020 als Compa gestartet sind, habe ich in Erstgesprächen erstmal erklären müssen, warum die Daten in der Cloud sicherer sind als auf dem Server unter dem Schreibtisch. Heute fragt das niemand mehr. Phase0 läuft ohne Installation und das ist mittlerweile mehr Standard als Unterscheidungsmerkmal. 2023 ist mit ChatGPT dann so langsam KI in der Baubranche aufgetaucht und inzwischen gibt es sie in fast jeder Software – manchmal mit Substanz, aber oft auch nur als Marketing-Versprechen. Was ich aber viel spannender finde: Architektinnen und Architekten bauen sich inzwischen selbst kleine Tools und entwickeln eigene Workflows. Vor fünf Jahren war das undenkbar. Allerdings sehen wir hier auch Schwierigkeiten, denn eine KI ist nur so gut wie die Daten, die sie bekommt: aktuelle Leistungsverzeichnisse, Preise, Projektkommunikation. Wer verbindet das alles? Und wer hält die selbstgebauten Tools up-to-date? Die Technologie entwickelt sich zu schnell weiter, als dass sich jemand als „Nebenjob" damit befassen kann. Architektinnen und Architekten sollen sich auf ihren Hauptjob konzentrieren können. Wir entwickeln für sie eine Plattform, auf der alle Daten zusammenlaufen, damit Künstliche Intelligenz im Architekturbüro sauber arbeiten kann.
Was glauben Sie, sind die typischen Fallstricke in Ihrer Branche?
Der größte Fallstrick ist, im stillen Kämmerchen zu entwickeln. Software für Architektur- und Ingenieurbüros, die ohne Architekten und Ingenieure entsteht, geht an der Realität vorbei. Bei uns vergeht deshalb kein Tag, an dem wir nicht mit Nutzerinnen und Nutzern sprechen. Der zweite Fallstrick ist das Gegenteil: sich vom Wettbewerb treiben lassen und jedes Feature nachbauen. Das führt zu überladenen Programmen, in denen sich gerade kleinere Büros nicht mehr zurechtfinden – also genau die Büros, die wir mit Phase0 abholen wollen. Wir stellen lieber einen Randfall zurück, als die Software für alle unübersichtlich zu machen. Konkret heißt das zum Beispiel: Für sehr große Büros mit komplexer BIM-Infrastruktur sind wir womöglich nicht das richtige Tool.
Wie stellen Sie sich die Entwicklung Ihres Unternehmens in den nächsten Jahren vor?
Wir glauben nicht mehr an Software. Klingt drastisch, ist aber unsere Überzeugung: In zwei Jahren wird kein Architekt mehr selbst Rechnungen stellen oder Leistungsverzeichnisse schreiben. Stattdessen geht es darum, KI-Agenten beizubringen, Software zu bedienen. Konkret heißt das: Der Architekt oder die Architektin sagt dem Agenten, was er oder sie braucht – so wie er oder sie es KollegInnen oder Mitarbeitenden im Backoffice sagen würde – und bekommt das Ergebnis zur Prüfung vorgelegt. Wir entwickeln keine reine Software mehr, sondern nur noch KI. Das Fundament dafür haben wir bereits gelegt mit unserer AVA-Software, HOAI-Software und Bauleiter-Software, die alle Projektdaten von Leistungsphase 1 bis 9 zusammenführen. Die ersten KI-Agenten sind auch schon live: das KI-Bautagebuch via WhatsApp, das Bautagesberichte aus WhatsApp-Nachrichten erstellt, und der AVA-Agent, der Leistungsverzeichnisse inklusive VOB- und DIN-Konformitätsprüfung generiert. Weitere folgen noch dieses Jahr für Honorarabrechnung, Controlling und Baudokumentation auf genau derselben Grundlage.
Welchen Tipp können Sie anderen Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern für eine herausragende Kundenzufriedenheit geben?
Selbst ans Telefon gehen! Nichts ersetzt das direkte Gespräch mit jemandem, der gerade nicht weiterkommt. Man hört dort Dinge, die in keinem Feedback-Formular je auftauchen würden. Ich habe so zum Beispiel gelernt, dass viele Büros eine Funktion gar nicht finden, obwohl sie da ist – und daraus wird dann kein Feature-Request, sondern ein UI-Fix. Und genauso wichtig: Kundenkontakt darf nicht im Support-Team isoliert bleiben. Bei uns sitzen auch Entwicklerinnen und Entwickler im Support-Chat, weil sie nur so verstehen, wo ihr Code tatsächlich auf den Alltag eines Architekturbüros trifft. Diese Neugier in allen Abteilungen zu kultivieren – das ist aus meiner Sicht der eigentliche Hebel.
„Wir bauen die schlauste KI für Architekturbüros – aber wer bei uns anruft, spricht mit einem Menschen. Das ist kein Widerspruch, sondern unser Anspruch."
Matthäus Kerres – Gründer und Geschäftsführer